Programmmanagementplan

Projektname

Klassifizierung	Wählen Sie ein Element aus.
Status	Wählen Sie ein Element aus.
Programmnummer
Programmleiter	Programmleiter
Version	0.1
Datum	Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben.
Auftraggeber	Auftraggeber
Autor/Autoren
Verteiler

Änderungsverzeichnis

Version	Datum	Änderung	Autor
0.1

Tabelle 1:	Änderungskontrolle

Beschreibung

Der Programmmanagementplan beinhaltet die Programmstrategie, die Gesamtplanung des Programms und die Programmorganisation. Er zeigt die Querschnittsleistungen des Programms und die wesentlichen Regelungen zu Methoden, Techniken, Rollen und Hilfsmitteln, die programmspezifisch festgelegt werden. Der Programmmanagementplan dient als einheitliche Handlungsgrundlage für alle Programmbeteiligten. Er wird im Programmverlauf nach dem Prinzip der rollenden Planung und Steuerung kontinuierlich konkretisiert und nachgeführt. Bei Phasenabschluss eines Projekts wird der Programmmanagementplan den veränderten Bedingungen angepasst.

Programmbeschreibung

Kurzbeschreibung

Kurze Beschreibung des Programminhalts

Ausgangslage

Beschreibung der ursprünglichen Ausgangslage.

Vorarbeiten und bisher erbrachte Ergebnisse

Beschreibung der bisherigen Ergebnisse und der geleisteten Vorarbeiten.

Gesamtplan (Masterplan)

Phasen und Meilensteine

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 1 -	Programm-Planung

Übersicht der Projekte

Liste der Projekte

Projekt	Aktuelle Phase	Projektfreigabe	Projektabschluss	Szenario
Projekt A	Realisierung	15.03.2020	30.03.2021
Projekt B	Konzept	01.06.2020
Projekt C (agil)	Umsetzung	01.07.2021

Tabelle 2:	Liste der Projekte

Beschreibung der Projekte

Projekt A

Text

Projekt B

Text

Projekt C (agil)

Text

Programmorganisation

Rollenbesetzung

Rolle in der Stammorganisation	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit
Leitung:	Kurt Mahler	mak	Leiter Direktion xyz
Controlling- und Vorgabestellen: Interne Revision	Paul Hauser	hap	ABC
Kompetenzzentrum für Programmmanagement:

Tabelle 3:	Rollenbesetzung Stammorganisation

Rolle in der Programmorganisation	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit
Programmauftraggeber	Kurt Mahler	mak	Leiter Direktion xyz
Programmausschuss
Programmleiter Programmkoordinator	Leon Huber	hul
Qualitäts- und Risikomanager	Eva Berti	bea
Programmunterstützung
Fachausschuss

Tabelle 4:	Rollenbesetzung Programm

Programmorganigramm

Abb. 2 -	Programmorganisation

Eskalation

Eskalationen finden im Rahmen der Programmorganisation statt (vgl. Anhang C Eskalationsvorgehen, S. 19)

Kann ein Problem nicht innerhalb von 5 Tagen gelöst werden, wird es an die nächste Stufe eskaliert.

Querschnittsleistungen des Programms

Leistungen die projektübergreifend durch das Programm erbracht werden.

Leistung / Aufgabe	Verantwortlich Programm	Prozess
Testmanagement	Programmkoordinator	Projektleiter bestellen Dienstleistung Prozessbeschreibung siehe xxxx.

Tabelle 5:	Leistungen des Programms

Vorgaben des Programms an die Projekte

Vorgabe	Verantwortlich Projekt	Prozess
Budgetprozess	Programmkoordinator	Die Budgetierung erfolgt gemäss Vorgaben.....

Tabelle 6:	Vorgaben des Programms

Rollen und Kompetenzen

Entscheidungsprozesse Programm

Hierarchieebene Programm	Entscheid	Rolle
Steuerung	Programminitialisierungsauftrag	Programmauftraggeber (gemeinsam mit Leitung)
Steuerung	Programmfreigabe	Programmauftraggeber (gemeinsam mit Leitung)
Steuerung	Strategieprüfung	Programmauftraggeber
Steuerung	Phasenfreigabe Programmabschluss	Programmauftraggeber
Steuerung	Programmabschluss	Programmauftraggeber

Tabelle 7:	Entscheidungsprozesse auf Programmebene

Entscheidungsprozesse je Projekt

Hierarchieebene Pro Projekt	Entscheid	Rolle
Steuerung	Projektinitialisierungsauftrag	(Projekt) Auftraggeber gemeinsam mit Programmauftraggeber oder Programmauftraggeber
Steuerung	Projektfreigabe
Steuerung	Phasenfreigabe
Steuerung	Betriebsaufnahme
Steuerung	Projektabschluss

Tabelle 8:	Entscheidungsprozesse je Projekt

Programm- und Projektergebnisstrukturplan

Mindmap, hierarchische Darstellung

Der Programm- und Projektergebnisstrukturplan ist die hierarchisch gegliederte Darstellung des Programm-/Projektinhalts (Produkt-Breakdown-Structure PBS)

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 3 -	Beispiel einer Projektergebnisstrukturplan

Abhängigkeiten

Abhängigkeiten Programm

Darstellung Abhängigkeiten im Programm, sofern welche vorhanden

Abhängigkeit
Vorhaben	Massnahme XY
Programmrelevante Themen
Programmrelevantes Ergebnis / Entscheidung / Fakt
Termin	07.05.2020
Auswirkungen auf das Programm
Ansprechperson	Programmleiter

Tabelle 9:	Abhängigkeiten der Programmvorhaben

Abhängigkeiten der Projekte

Darstellung der Projekte und Abhängigkeiten innerhalb des Programms,

Abhängigkeit
Projekt	Projekt A
Programmrelevante Themen
Programmrelevantes Ergebnis / Entscheidung / Fakt
Termin	15.03.2020
Auswirkungen auf das Programm
Ansprechperson	Programmleiter

Tabelle 10:	Abhängigkeiten der Projekte im Programm

Prüfplan

Prüfplan für Ergebnisse des Programms

Ergebnisse aus Programmstrukturplan übernehmen

Phase / Ergebnis	Prüfmethode	Verantwortlich	Prüfer	Termin	Status
Initialisierung
Programmauftrag
Programmmanagementplan
Durchführung
Zwischenevaluationsbericht 01
Zwischenevaluationsbericht ..
Programmphasenbericht	Review	Auftraggeber	Sutter, Huber	15.05.2022	genehmigt
QS- und Risikobericht
Abschluss

Tabelle 11:	Prüfplan

Prüfmethoden gemäss Anhang Qualitätssicherung

Vorgaben zu Prüfplänen der Projekte

Folgende Projektergebnisse müssen auch durch die Programmsteuerung/Programmführung abgenommen werden:

Phase / Ergebnis	Prüfmethode	Verantwortlich	Prüfer
Initialisierung
Projektinitialisierungsauftrag	Review
Studie
Projektmanagementplan	Review	Projektleiter	Programmleiter
Projektauftrag	Review	Projektleiter	Programmleiter
Konzept
Phasenbericht	Review	Auftraggeber
Realisierung
Phasenbericht
Einführung
Projektabschlussbericht

Tabelle 12:	Diese Projektergebnisse müssen abgenommen werden.

Prüfmethoden gemäss Anhang Qualitätssicherung

Terminplan

Meilensteine und Termine Programm

Meilenstein	Datum Plan	Datum ist
Programminitialisierungsauftrag	14.02.2020	30.04.2020
Programmfreigabe
Zwischenevaluation 01
Zwischenevaluation 02
Zwischenevaluation nn
Phasenfreigabe Programmabschluss
Programmabschluss

Tabelle 13:	Meilensteine und Termine Programm

Meilensteine und Termine Projekt xx

Meilenstein	Datum Plan	Datum ist
Projektinitialisierungsauftrag
Variantenwahl
Projektfreigabe
Phasenfreigabe Realisierung
.......
Phasenfreigabe Einführung
Betriebsaufnahme
Projektabschluss

Tabelle 14:	Meilensteine und Termine Projekt xx

Kostenplan

Kosten für Programmführung und Projekte, in der Regel in einem separaten Dokument, gemäss den Vorgaben der Stammorganisation

Ressourcenplan

Ressourcenplan Programm

Personalressourcen Programmsteuerung und Programmführung

Gemäss den Vorgaben der Stammorganisation.

Rolle / Person	Monat 1	Monat 2	Monat 3	Monat 4	Monat 5	Total	Bestätigung Vorgesetzter
Name
Name

Tabelle 15:	Personalressourcen Programm

Sachmittel Programmsteuerung und Programmführung

Räume, IT-Infrastruktur, Spezifische Software, etc.

Gemäss den Vorgaben der Stammorganisation.

Ressourcenplan Projekt xx

Personalressourcen Projekt ..

Rolle / Person	Monat 1	Monat 2	Monat 3	Monat 4	Monat 5	Total	Bestätigung Vorgesetzter
Name
Name

Tabelle 16:	Personalressourcen Projekt xx

Sachmittel Sachmittel Projekt

Räume, IT-Infrastruktur, Spezifische Software, etc.

Gemäss den Vorgaben der Stammorganisation.

Beschaffungsplan

Beschaffung für Programm

Bedarf / Bezeichnung	Menge	Wert CHF	Zeitpunkt	Beschaffungsart
Alle Arten von Beschaffungen
Dienstleistungen

Tabelle 17:	Beschaffung für Programm

Koordinierte Beschaffungen für Projekte

Folgende Beschaffungen werden durch die Programmführung koordiniert:

Bedarf / Bezeichnung	Menge	Wert CHF	Zeitpunkt	Beschaffungsart
Business-Analyst	20 AT	20‘000	20.1 – 30.03.2019	Freihändiges Verfahren mit mehreren Offerten
Entwickler	300 AT	280‘000	01.04.2020 – 30.06.2020	Offenes Verfahren, WTO
DB-Analyse	100 Std	18‘000	20.01. – 30.03.2020	Abruf auf Rahmenvertrag
Tools & Services	400 Std	48‘000	01.07.2019- 30.06.2020	Einladungsverfahren

Tabelle 18:	Beschaffungsplan

Kommunikationsplan

Stakeholder orientierte Kommunikation

Adressat der Information	Kommunikationsverantw.	Inhalt	Ziel	Mittel / Medium	Termin
Alle Mitarbeitenden	Auftraggeber	Einführung der neuen Lösung	Alle Mitarbeitenden kennen Vorgehen, Termine und Supportorganisation	Flyer (per mail)	12.3.2020

Tabelle 19:	Kommunikationsplan

Tabelle 20:	Kommunikation mit Stakeholdern

Kommunikation im Programm (Meetings)

Meeting	Häufigkeit	Protokoll
Programmausschusssitzung	vierteljährlich	Ablage xx

Tabelle 21:	Kommunikation im Programm (Meetings)

Reporting

Ergebnis	Periodizität	Verantwortlich	Empfänger	Termin
Programmstatusbericht	Monatlich	Programmleiter	Programmauftraggeber
QS- und Risikobericht	Quartal	Qualitäts- und Risikomanager	Programmauftraggeber
Projektstatusberichte der Projekte	Monatlich	Projektleiter	Projektauftraggeber, Programmleiter	Jeweils bis zum 5. des Kalendermonats
Phasenberichte der Projekte
.....

Tabelle 22:	Berichte

Vorgaben, Methoden und Werkzeuge

Titel	Vorgaben, Methoden und Werkzeuge	Version
Programmmanagement	HERMES	HERMES 5.2
Projektmanagement	HERMES	HERMES PjM 2020
Beschaffung	BöB, VöB
Software für xyz	Tool aaa	10.2

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
eCH Standard	Eidgenössischer E-Government Standard
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 5 ist ein eCH Standard

Tabelle 23:	Abkürzungen und Glossar

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	1

1	Programmbeschreibung	2

1.1	Kurzbeschreibung	2

1.2	Ausgangslage	2

1.3	Vorarbeiten und bisher erbrachte Ergebnisse	2

2	Gesamtplan (Masterplan)	2

2.1	Phasen und Meilensteine	2

2.2	Übersicht der Projekte	2

2.2.1	Liste der Projekte	2

2.2.2	Beschreibung der Projekte	3

2.2.2.1	Projekt A	3

2.2.2.2	Projekt B	3

2.2.2.3	Projekt C (agil)	3

3	Programmorganisation	3

3.1	Rollenbesetzung	3

3.2	Programmorganigramm	4

3.3	Eskalation	4

3.4	Querschnittsleistungen des Programms	4

3.4.1	Leistungen die projektübergreifend durch das Programm erbracht werden.	4

3.4.2	Vorgaben des Programms an die Projekte	4

3.5	Rollen und Kompetenzen	4

3.5.1	Entscheidungsprozesse Programm	4

3.5.2	Entscheidungsprozesse je Projekt	5

4	Programm- und Projektergebnisstrukturplan	5

5	Abhängigkeiten	5

5.1	Abhängigkeiten Programm	5

5.2	Abhängigkeiten der Projekte	6

6	Prüfplan	6

6.1	Prüfplan für Ergebnisse des Programms	6

6.2	Vorgaben zu Prüfplänen der Projekte	7

7	Terminplan	8

7.1	Meilensteine und Termine Programm	8

7.2	Meilensteine und Termine Projekt xx	8

8	Kostenplan	8

9	Ressourcenplan	8

9.1	Ressourcenplan Programm	8

9.1.1	Personalressourcen Programmsteuerung und Programmführung	8

9.1.2	Sachmittel Programmsteuerung und Programmführung	9

9.2	Ressourcenplan Projekt xx	9

9.2.1	Personalressourcen Projekt ..	9

9.2.2	Sachmittel Sachmittel Projekt	9

10	Beschaffungsplan	9

10.1	Beschaffung für Programm	9

10.2	Koordinierte Beschaffungen für Projekte	9

11	Kommunikationsplan	10

11.1	Stakeholder orientierte Kommunikation	10

11.2	Kommunikation im Programm (Meetings)	10

12	Reporting	10

13	Vorgaben, Methoden und Werkzeuge	11

Abkürzungen und Glossar	12

Inhaltsverzeichnis	13

Abbildungsverzeichnis	15

Tabellenverzeichnis	15

Anhänge Projektname	16

Anhang A	Qualitätssicherung	16

Anhang B	Risikomanagement	17

Anhang C	Eskalationsvorgehen	19

Anhang D	Dokumentenmanagement	20

Anhang D.A	Dokumentablage	20

Anhang D.B	Namenskonventionen	20

Anhang D.C	Versionen von Dokumenten	20

Anhang E	Änderungsmanagement	22

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 -	Programm-Planung	2

Abb. 2 -	Programmorganisation	4

Abb. 3 -	Beispiel einer Projektergebnisstrukturplan	5

Abb. 4 -	Risikomatrix	18

Abb. 5 -	Grafik Versionsmanagement	20

Abb. 6 -	Grafik Änderungsmanagement	22

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:	Änderungskontrolle	1

Tabelle 2:	Liste der Projekte	2

Tabelle 3:	Rollenbesetzung Stammorganisation	3

Tabelle 4:	Rollenbesetzung Programm	3

Tabelle 5:	Leistungen des Programms	4

Tabelle 6:	Vorgaben des Programms	4

Tabelle 7:	Entscheidungsprozesse auf Programmebene	5

Tabelle 8:	Entscheidungsprozesse je Projekt	5

Tabelle 9:	Abhängigkeiten der Programmvorhaben	6

Tabelle 10:	Abhängigkeiten der Projekte im Programm	6

Tabelle 11:	Prüfplan	7

Tabelle 12:	Diese Projektergebnisse müssen abgenommen werden.	7

Tabelle 13:	Meilensteine und Termine Programm	8

Tabelle 14:	Meilensteine und Termine Projekt xx	8

Tabelle 15:	Personalressourcen Programm	9

Tabelle 16:	Personalressourcen Projekt xx	9

Tabelle 17:	Beschaffung für Programm	9

Tabelle 18:	Beschaffungsplan	10

Tabelle 19:	Kommunikationsplan	10

Tabelle 20:	Kommunikation mit Stakeholdern	10

Tabelle 21:	Kommunikation im Programm (Meetings)	10

Tabelle 22:	Berichte	10

Tabelle 23:	Abkürzungen und Glossar	12

Tabelle 24:	Einzusetzende Prüfmethoden	16

Tabelle 25:	Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit	17

Tabelle 26:	Bewertungsskale Auswirkungsgrad	17

Tabelle 27:	Risikomatrix	18

Anhänge Projektname

Qualitätssicherung

Das Testen wird im Testkonzept festgelegt.

Die Prüfungen werden im Kapitel Prüfplan des Programmmanagementplans festgelegt.

Die folgenden Prüfmethoden werden im Programm eingesetzt:

Prüfmethode	Beschreibung
Schriftlicher Review (SR)	Das Ergebnis wird den Prüfern per Email zugestellt. Diese prüfen das Ergebnis unabhängig voneinander und erstellen einen Prüfbericht mit den Befunden. Die Befunde werden vom Autor korrigiert oder mit einer schriftlichen Begründung zurückgewiesen, welche dem Prüfer per Email zugestellt wird.
Mündlicher Review (MR)	In einem Review-Meeting werden die schriftlichen Befunde besprochen. Dabei werden die nötigen Anpassungen / Massnahmen beschlossen, Verantwortlichen zugewiesen und terminiert. Ein schriftlicher Review (SR) ist immer Basis für einen mündlichen Review (MR). Als Resultat eines MR entsteht ein Reviewprotokoll, das von MR-Teilnehmern unterschrieben werden muss.
Walk-Trough (WT)	Ein Walk-Through ist eine weniger formale Prüfung als ein Review. Indem durch die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegenden Resultate gegangen wird, versucht sich der Prüfende ein Bild über den aktuellen Stand der Arbeiten zu verschaffen.

Tabelle 24:	Einzusetzende Prüfmethoden

Werden Resultate durch eine Vernehmlassung von Fachvertretern abgenommen, wird diese Prüfung mittels eines schriftlichen Reviews durchgeführt.

Risikomanagement

Die Programmrisiken werden im Programmstatusreport geführt. Die Risiken der Projekte werden im Projektstatusbericht geführt. Falls ein Risiko eines Projektes für das Programm relevant ist oder nicht innerhalb der Projektorganisation gelöst werden kann, wird es zusätzlich im Programmstatusreport geführt.

Um Risiken beurteilen zu können, muss jedes Risiko in Bezug auf seine Eintretenswahrscheinlichkeit und der Auswirkungsgrad beurteilt werden. Hier werden die Variablen dazu festgelegt.

Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit

Bewertung	Beschreibung der Eintretenswahrscheinlichkeit
1 = niedrig	unwahrscheinlich, bzw. unter 20%
2 = mittel	mässig wahrscheinlich, bzw. 20-50%
3 = hoch	hoch wahrscheinlich, bzw. über 50%

Tabelle 25:	Bewertungsskale Eintretenswahrscheinlichkeit

Bewertung	Auswirkung auf Projektergebnis	Auswirkung auf Termin	Auswirkung auf Kosten
1 = gering	Geringfügige Mängel	Bis 1 Monat, bzw. geringfügig	Keine
2 = mittel	Wesentliche Mängel	1 – 3 Monate bzw. wesentlich	5 – 20% bzw. wesentlich
3 = gross	Gravierende Mängel	Über 3 Monate bzw. gravierend	Über 20% bzw. gravierend

Tabelle 26:	Bewertungsskale Auswirkungsgrad

Aus diesen Werten ergeben sich anschliessend die Koordinaten um das Risiko in der Matrix abzubilden. Mit dem Pfeil (Bsp. Risiko 2) kann die Veränderung zur letzten Beurteilung aufgezeigt werden.

Risikomatrix

Abb. 4 -	Risikomatrix

Die identifizierten und bewerteten Programmrisiken werden analog der nachfolgenden Tabelle im Prograsmmstatusbericht geführt. Für jedes Risiko werden eine oder mehrere Massnahmen geplant.

Nr.	Risikobeschreibung	EW	AG	RZ	Massnahmen	Verantw.	Termin
R1	IT-System nicht genügend performant	3	3	9	Performance-Tests	PL	01.01.2021
R2	Fachspezialist für Phase Durchführung nicht verfügbar	2	2	4	Vereinbarung mit Stammorganisation	PL	12.12.2020
R3	Reorganisation in der Stammorganisation	3	1	3	Nachfolge sichern	Auftraggeber	31.12.2019
Legende: EW=Eintretenswahrscheinlichkeit: 1 Niedrig / 2 Mittel / 3 Hoch; AG=Auswirkungsgrad: 1 Gering / 2 Mittel / 3 Gross, RZ=Risikozahl: RZ = EW x AG

Tabelle 27:	Risikomatrix

Eskalationsvorgehen

Die Eskalation ist eine besondere Massnahme, die mit Vorsicht und möglichst nur in Ausnahmefällen angewendet werden sollte. Es ist immer erstrebenswert und im Rahmen eines Programms von Vorteil, zuerst alle andere Massnahmen einer zielgerichteten Konfliktsbewältigung zu versuchen und seine eigene natürliche Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit in die Waagschale zu werfen. Denn eine Eskalation zieht oft die nächste nach sich.

Das Vorgehen im Falle einer Konflikteskalation wird einmalig im Zusammenhang mit der Programmorganisation definiert und gilt für die gesamte Programmdauer. Das Vorgehen kann jedoch jederzeit angepasst werden.

Im Rahmen eines Programms entsteht eine Eskalation aufgrund eines nicht gelösten Konflikts, oder eines Problems. Probleme, die durch die Programmführung mangels Kompetenzen oder ausreichender Mittel nicht gelöst werden können, werden als Eskalationen an die Programmsteuerung geleitet. Die Programmsteuerung behandelt diese mit der nötigen Priorität und Dringlichkeit.

Der Eskalationsprozess wird wertneutral und rollenspezifisch beschrieben. Er definiert die stufenweise Delegation eines aussichtslosen Konflikts, oder nicht zu lösenden Problems an eine höhere Programminstanz: Von der Führungsebene, an die Steuerungsebene und anschliessend weiter innerhalb der Steuerungsebene an die nächst höhere Stufe. Es können auch Eskalationen eines Projekts delegiert werden, wenn diese nicht mehr auf Projektstufe gelöst werden können. Das Vorgehen ist ab dann gleich wie bei einer programmspezifischen Eskalation.

Das beschriebene Vorgehen soll unter anderem definieren, unter welchen Umständen etwaige Hierarchiestufen übersprungen werden dürfen und wann dies nicht angebracht sei.

Dokumentenmanagement

Dokumentablage

Tools, Ablageort, Zugriffsverwaltung

Namenskonventionen

Damit programmbezogene Dokumente eindeutig und einfach identifiziert werden können, werden die folgenden Namenskonventionen für Dateinamen angewendet:

Programmname-Dokumentbezeichnung.Dateityp

Programmname-Projektname Dokumentbezeichnung JJMMTT.Dateityp

Beispiele:

HMH-Programmauftrag 221126.doc

HMH-Projekt-A Auftrag 221205.doc

Versionen von Dokumenten

Änderungen an Dokumenten sollen im Änderungsverzeichnis des Dokuments aufgeführt werden.

Verwendung von Versionsnummern:

Versionsnummern V0.1, V0.2, V0.3….V0.9 bezeichnen Versionen von Dokumenten in Arbeit.

Versionsnummer V1.0 ist die erste abgenommene Version des Dokuments.

Versionsnummer V1.1 ist die erste geänderte Version nach der Abnahme.

Versionsnummer V2.0 ist die zweite abgenommene Version des Dokuments.

Versionsmanagement

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 5 -	Grafik Versionsmanagement

Dokumente mit Zeitbezug

Dokumente mit einem klaren Zeitbezug enthalten das Datum im Dateinamen.

Beispiel eines Sitzungsprotokolls:

HMH-Protokoll-Kernteammeeting-2020-12-05.doc

Allerdings kann auch der Zeitbezug als Version genutzt werden. Es macht wenig Sinn beides – also die Version und den Zeitbezug – zu kombinieren.

Bei Verwendung des Datums im Dateinamen wird immer das Format JJMMTT (oder JJJJ-MM-TT) verwendet, damit Dokumente in Verzeichnissen sortiert angezeigt werden. Wird das Datum im Namen führend verwendet, werden alle Dokumente nach Datum gezeigt. Wird hingegen der Dateiname führend verwendet, werden die Dokumente alphabetisch, und pro Dokument nach Version (Datum) angezeigt.

Empfehlung zur Verwendung des Zeitbezugs:

In der Regel hat sich die Verwendung des Zeitbezugs als Version in den meisten Fällen etabliert. Da die Dokumente für gewöhnlich immer nach Datum sortiert werden können hat sich in der Praxis gezeigt, dass der führende Namen mehr Nutzen bringt (Dokumentname JJMMTT.xxx) als umgekehrt. Andernfalls ist nämlich eine alphabetische Sortierung nicht möglich.

Ferner kann heute in den meisten Fällen wieder auf die Kurzform JJMMTT umgestellt werden, wie es seinerzeit vor der Jahrtausendwende üblich war.

Programmname-Dokumentbezeichnung JJMMTT.Dateityp

Programmname-Projektname Dokumentbezeichnung JJMMTT.Dateityp

Beispiel:

HMH-Programmauftrag 221126.doc

HMH-Projekt-A Auftrag 221205.doc

Änderungsmanagement

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 6 -	Grafik Änderungsmanagement